Was ist ein Compliance Management System?

Ein Compliance Management System (CMS) ist ein Zusammenspiel von Prozessen, mit denen sichergestellt wird, dass ein Unternehmen alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Verhaltensregeln einhält. Aufgrund der sich ständig ändernden Gesetze und Vorschriften wie z. B. das in Kürze zu verabschiedende Hinweisgebergesetz, ist es unerlässlich, sich kontinuierlich über die geltenden Vorschriften auf dem Laufenden zu halten. Als Unternehmer profitieren Sie von einem effektivem CMS und ermöglicht Ihnen, die relevanten Vorgaben zu ermitteln, sicherzustellen und die Einhaltung zu überwachen und zu optimieren.

Warum ein Compliance Managementsystem (CMS) einführen?

Wachsende Regelungsdichte, neue Haftungsfragen für Führungskräfte, Reputationskrisen und die damit verbundenen Skandale sensibilisieren Unternehmen  stärker für Compliance. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Behörden und die Unternehmer selbst erwarten, dass alle Regelkonform arbeiten. Ein Compliance-Managementsystem (CMS) reduziert Haftungsrisiken und schafft Vertrauen. Es bringt Vorteile bei der Auftragsvergabe und verbessert das Image.

Welches System soll eingeführt werden?

Im Jahr 2014 wurde die Norm ISO 19600 für die Einführung und Umsetzung eines Compliance Management Systeme (CMS) veröffentlicht. Die ISO 19600 war nur als empfehlende Norm konzipiert (Level-B-Norm) und damit zunächst nicht unmittelbar zertifizierbar. Die Unternehmen forderten eine international anerkannte Norm, um die Effektivität ihres CMS unter Beweis stellen zu können. Diese Anforderung erfüllt nun die DIN ISO 37301 (Level-A-Norm) und ersetzt die bisherige ISO 19600. Dadurch haben Unternehmen künftig die Möglichkeit, durch eine Zertifizierung die Umsetzung eines wirksamen Compliance Management Systems nachweisen zu können.

Die neue ISO 37301 unterscheidet sich inhaltlich nur geringfügig von der bisherigen ISO 19600. Sie definiert die Anforderungen an den Aufbau, die Umsetzung und die Prozesse für Konzept, Umsetzung und Wirksamkeitskontrolle eines Compliance Management Systems (CMS). Wenn Sie sich also im Unternehmen bislang an der ISO 19600 orientiert haben, sind Sie auf dem richtigen Wege, da auch die ISO 37301 konzeptionell die gleiche Richtung verfolgt.

Mit den Vorlagen und Formularen des H&S Muster-Handbuches „Compliance Management System“ können Sie die Mindestanforderungen an ein ISO 37301 gerechtes CMS abdecken. 

Welche Vorteile mit einer Zertifizierung ergeben sich für Unternehmen?

Kunden informieren sich präzise über die Branche und Ihr Unternehmen. Gerade in der Pflegebranche berichten Medien über skurrile Vorgänge wie Abrechnungsbetrug und vernachlässigte Heimbewohner. Es sind Ausnahmen, schwarze Schafe der Branche, aber wie nachweisen, dass Sie es nicht sind? Prüfbehörden kommen jährlich zum auditieren und Großkunden auditieren Geschäftspartner, um die Wirksamkeit der Prozesse zu bewerten. Durch die Zertifizierung nach ISO 37301 kann das Vertrauen erheblich gestärkt werden. Gegenüber (Groß)-Kunden, Behörden und der Branche können Sie belegen, dass ein angemessenes CMS vorhanden ist und gelebt wird. Wir als Bildungsträger beteiligen uns an größeren Ausschreibungsverfahren und rechnen heute fest damit, daß eine solche Zertifizierung künftig ein Ausschreibungskriterium darstellt. Im Rahmen des kommenden Hinweisgebergesetzes oder ein Verfahren gegen das Unternehmen nach §§ 30, 130 OWiG wegen Verdachts auf mangelhafte Sorgfalt, kann eine solche Zertifizierung als Beleg für die Einhaltung der unternehmerischen Sorgfaltspflichten dienen.

Die H&S QM-Support hat mit qoom care und qoom book ein integriertes Managementsystem auf eine Browser-basierte Anwendung entwickelt. Darin werden die Anforderungen nach der Qualitätsprüfungs-Richtlinie (QPR), der DIN EN ISO 9001, der TQM-Norm DIN EN ISO 9004 im Rahmen des VDAB QM-Handbuches umgesetzt. Dazu ergänzend können cloud-basierte Managementsysteme zum Arbeitsschutz analog DIN ISO 45001, zum Datenschutz analog DSGVO, BDSG, TMG, TKG u. a. und zum Compliance Management analog DIN ISO 37301 erworben werden. Besuchen Sie uns einfach auf unserer Internetseite oder kontaktieren Sie uns.  

Fehlerkosten

Fehler passieren und die Kosten zur Behebung dieser Fehler sind Fehlerkosten. Wer den Fehler susführte, spielt keine Rolle. Keine Schuldzuweisung an den Mitarbeiter. Sie möchten den Prozess optimieren, damit der Fehler nicht erneut vorkommt. Die Ursachen sind unterschiedlich. Durch ein gut organisiertes Qualitätsmanagement können Fehler vermieden werden. Eine Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) ist ein Vorbeuge-Werkzeug. Die Risikofaktoren des Auftretens, der Bedeutung und Entdeckbarkeit von möglichen Fehlern werden im Qualitätszirkel erarbeitet. Es gilt: Risikomanagement statt Krisenmanagement. Eine Anpassung der Kostenrechnung im Hinblick auf die Erfassung von Fehlerkosten ist notwendig.

Karl-Heinz Schuster, Leadauditor verschiedener Managementsysteme: "Wenn Fehler auftreten, beseitigen Sie nicht nur die unmittelbar erkennbaren Ursachen, sondern betreiben vielmehr eine Art Grundlagenforschung. Im Qualitätszirkel wird zur Problemanalyse das Ursachen-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm) eingesetzt. Fragen Sie sich, warum etwas falsch gemacht wurde und wie Sie künftig den Fehler vorbeugen. In der Abfolge des Prozesses werden diese Maßnahmen eingebaut."

Prüfkosten

Prüfkosten sind Kosten, die bei der Prüfung von Produkten und Leistungen entstehen, um einen definierten Qualitätsstandard zu erreichen. 

Fehlerverhütungskosten

Bei der Betrachtung der Kosten zur Fehlerverhütung werden die Kosten für die Maßnahmen zur Einsparungen gegenübergestellt. Es kommt gleichzeitig zu einer gezielten Bewertung von Projekten für Verbesserungen. Fehlerverhütungskosten sind Kosten, die zur Vermeidung von Fehlern oder anderen vorbeugenden Maßnahmen im Rahmen der Qualitätssicherung aufgewendet werden.

Messgrößen und Kennzahlen

Qualitätskosten ist der Überbegriff für Fehlerkosten, Prüfkosten und Fehlerverhüttungskosten. Diese Qualitätskennzahlen liefern dem Management Finanz- und Leistungskennzahlen und somit Informationen zur Entscheidungsfindung. Sie sind zeitnah, flexibel und ereignisnah zu erheben und sollten jederzeit zur Verfügung stehen. Damit reagieren Sie auf Veränderungen in dynamischen Märkten. 

Die Portfolio-Analyse dient als Entscheidungshilfe, um im Qualitätszirkel die Bedeutung, Realisierbarkeit und Finanzierbarkeit der Veränderungen zu bewerten. Wichtig ist, dass die von verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen gelieferten Kennzahlen vergleichbar sind, damit Qualitätsaussagen nicht unterschiedlich interpretiert werden. Als Hilfsmittel dienen Statistiken wie beispielsweise zur Auswertung von Reklamationen oder zur Ermittlung von Fehlerquoten. 

Die Aufgabe des Controllings besteht darin, die Kennzahlen exakt zu definieren, die Informationen zu filtern und bereitzustellen. Aus den verdichteten Informationen gewinnen Sie Kennzahlen. Im Rahmen von Kennzahlensystemen verwalten, analysieren und bereiten Sie die Kennzahlen für die Belegschaft grafisch auf.

Abhängigkeit von Kennzahlen

Die Definition und die Art der Kennzahlen hängen stark von der Branche, dem Produkt oder einer zu erbringenden Leistung ab. Das Unternehmen steuern Sie über die Erkenntnisse aus Kennzahlensysteme für die Zukunft, der Vergangenheit und der Gegenwart. Das zukunftsorientierte, strategische Kennzahlensystem gewinnen Sie über die Anwendung der Balanced Scorecard. Das vergangenheitsorientierte Kennzahlensystem über die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Das gegenwartsorientierte Kennzahlensystem über die Prozesskennzahlen analog Prozesslandkarte. Mit Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erhalten Sie allgemein gültige Qualitätskennzahlen wie Anteil Stammkunden oder Fluktuation von Mitarbeitern.

Die H&S QM-Support unterstützt Sie im Aufbau und in der Implementierung dieser beschriebenen Kennzahlensysteme. Kontaktieren Sie uns für ein kostenlosen Termin, wir freuen uns auf Sie!  

Mit der neuen Verordnung werden Arbeitgeber verpflichtet, Homeoffice für alle, die ihre Aufgaben auch zuhause erfüllen können, anzubieten. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollten das Angebot annehmen, soweit ihnen dies möglich ist.

Neben den allgemeingültigen Abstands- und Hygieneregeln, gelten nun auch nachfolgende, strengere betriebliche Arbeitsschutzregelungen für Abstände und Mund-Nasen-Schutz:

• Die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen ist auf das betriebsnotwendige Minimum zu reduzieren.
• Müssen Räume von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden, müssen pro Person 10 m² zur Verfügung stehen.
• In Betrieben ab 10 Beschäftigten müssen diese in möglichst kleine, feste Arbeitsgruppen eingeteilt werden. Zeitversetztes Arbeiten ist zu ermöglichen, soweit die betrieblichen Gegebenheiten dies zulassen.
• Arbeitgeber müssen mindestens medizinische Gesichtsmasken zur Verfügung stellen.

Karl-Heinz Schuster, Geschäftsleitung: "Wir führen unsere Seminare und Weiterbildungen als LIVE-Online-Fortbildungen über Zoom durch. Unsere Mitarbeiter agieren vom Home-Office aus und wir stellen notweniges Equipment wie Headset, Web-Kamera und Studiomikrofon zur Verfügung. Dabei muss der betriebliche Arbeitsschutz und Datenschutz im Homeoffice erhalten bleiben. Die Kunden und Mitarbeiter danken es mit hervorragenden Ergebnissen."

Die wichtigsten Fragen und Antworten zu den neuen Regelungen hat das BMAS in einem FAQ-Katalog zur Verordnung zusammengefasst. Die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung können Sie bei der BMAS downloaden.

Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Zielgruppe

Führungskräfte, wie Unternehmer, Geschäftsführer, Heimleitung, verantwortliche Pflegefachkraft, Einrichtungsleitung, Hauswirtschaftsleitung

Lehrgangsinhalte

Sie erhalten Informationen und Impulse zu folgenden Fragestellungen:

• Was ist Stress? – nicht jeder ist gleich
• Wie erkenne ich Stress bei mir und anderen?
• Welche vorbeugenden Möglichkeiten gibt es, um Überbelastung zu vermeiden?

Diese Themen werden zudem im aktiven Austausch und Erleben bearbeitet.

Dauer

1 Werktag mit 8 Unterrichtseinheiten

Zertifikat

Teilnahmebescheinigung der H&S Firmengruppe

Eventdatum: Dienstag, 30. März 2021 09:00 – 17:00

Eventort: Online